ISO 14001:2015, approfondimento sulle novità di rilievo

L’edizione 2015 della ISO 14001 ha sicuramente introdotto alcuni elementi di grande rilievo da considerare nell’implementazione di un sistema di gestione ambientale, tra questi l’analisi del contesto e la comprensione delle esigenze e delle aspettative delle parti terze interessate.

Di seguito vengono approfonditi per i due requisiti sia quanto richiesto dalla norma sia le eventuali modalità per una corretta implementazione di quanto richiesto.
 

Analisi del contesto: Considerazioni sul requisito 4.1 della ISO 14001:2015 “Comprendere l’Organizzazione ed il suo contesto”


Il punto è completamente nuovo rispetto alla precedente ISO 14001:2004.
L’Organizzazione deve individuare ed analizzare i fattori interni ed esterni (positivi e negativi), che sono rilevanti per i suoi obiettivi strategici e che influenzano la sua capacità di ottenere i risultati attesi dal sistema di gestione ambientale.

L’obiettivo è di elevare il livello di visione strategica dell’Organizzazione nel progettare il sistema di gestione ambientale, tenendo conto del contesto in cui la stessa opera.

Identificare i fattori che possono influenzare la capacità dell’Organizzazione di raggiungere i risultati desiderati è fondamentale per ragionare in una ottica di “Risk Based Thinking” (vedi 6.1) e di conseguenza definire e sviluppare opportunamente il sistema di gestione ambientale.

L’analisi dei fattori esterni e interni rilevanti che caratterizzano il contesto dell’Organizzazione potrebbe richiedere il coinvolgimento di funzioni aziendali diverse da quelle più direttamente coinvolte nella gestione ambientale: marketing e vendite, acquisti, amministrazione e finanza, risorse umane, legal & compliance.

I fattori esterni includono le condizioni ambientali (correlate al clima, alla qualità dell'aria, alla qualità dell'acqua, all'utilizzo del terreno, alla contaminazione esistente, alla disponibilità di risorse naturali e alla biodiversità), ma non dovrebbero limitarsi a queste.
L’Organizzazione infatti dovrebbe considerare altri fattori esterni che potrebbero influenzare i risultati attesi del Sistema di gestione ambientale, quali, ad esempio, circostanze culturali, sociali, politiche, legali, normative, finanziarie, tecnologiche, economiche, naturali e competitive, internazionali, nazionali, regionali o locali.
Inoltre debbono essere prese in considerazione le caratteristiche o condizioni interne dell'organizzazione, come le sue attività, prodotti e servizi, orientamento strategico, culturale e capacità (per esempio conoscenze, processi, sistemi).
 
Di seguito vengono evidenziati degli esempi di Dimensioni del contesto e delle questioni che le caratterizzano:
 
Dimensioni del contesto Aziendale
  • Indirizzi e linee strategiche
  • Valori e vision aziendale
  • Stato della governance e prospettive evolutive di proprietà e dirigenza
  • Stato degli assets e prospettive di rinnovamento degli impianti
  • Fatturato aziendale e indici di redditività
  • Clima aziendale interno
  • Livello di maturità del SGA
  • Esistenza di altri sistemi di gestione e integrazione con il SGA
Dimensione del contesto competitivo e di mercato
  • Andamento proprie vendite e quote di mercato
  • Andamento mercati di riferimento
  • Nuove tendenze dei mercati di riferimento
  • Performance ambientale dei concorrenti
  • Strategie ambientali dei concorrenti
  • Caratteristiche  e performance ambientale della filiera a monte e a valle
  • Utilizzo di criteri ambientali nei bandi di gara da parte della PA
  • Abitudini di consumo e stili di vita dei clienti, attuali e potenziali
Dimensione del contesto Macroeconomico – Finanziario - Assicurativo
  • Scenari Macroeconomici
  • Andamento dei mercati finanziari e valutari
  • Andamento della quotazione azionaria
  • Sviluppo di prodotti finanziari e/o di investimento «green»
  • Sviluppo di nuovi prodotti assicurativi sul rischio ambientale
Dimensione del contesto Scientifico - Tecnologico
  • Innovazione tecnologica nei mercati di riferimento
  • Opportunità di finanziamento all’innovazione tecnologica
Dimensione del contesto Normativo - Istituzionale
  • Quadro legislazione e normativa cogente applicabile e prospettive evolutive
  • Quadri di normazione volontaria e standard di riferimento e prospettive evolutive
  • Regime sanzionatorio (es. normativa sugli ecoreati)
Dimensione del contesto Ambientale - Territoriale
  • Caratteristiche del territorio di riferimento (geomorfologia, condizioni climatiche, ecosistemi, risorse naturali, urbanizzazione, densità abitativa, tessuto industriale, dotazione infrastrutturale, ecc)
  • Incidenti, contaminazioni, emergenze o episodi negativi sotto il profilo ambientale che hanno interessato il territorio
Dimensione del contesto Sociale
  • Attenzione globale su specifici temi (es. cambiamenti climatici, gestione efficiente delle risorse, energie rinnovabili, biodiversità, ecc)
  • Valori etici e ambientali della comunità locale di riferimento
  • Condizioni sociali e occupazionali della comunità di riferimento
 

Analisi del contesto: alcune indicazioni operative


Il requisito non richiede in modo specifico di dare evidenza dell’analisi del contesto, ma, considerato che tale analisi costituisce la base conoscitiva per pianificare e mantenere il Sistema di gestione e determinare rischi e opportunità per l’Organizzazione e le azioni per affrontarli, è ragionevole aspettarsi che gli esiti siano documentati per non compromettere l’efficacia e la ripercorribilità del processo di pianificazione del Sistema.

Il livello di approfondimento delle informazioni documentate dipende, come da previsione della norma, dalle dimensioni, dal tipo e dalla complessità dell’Organizzazione e del suo contesto.

Dalla lettura combinata dei requisiti del par. 4 e del par. 5 della norma, la responsabilità circa gli esiti dell’analisi del contesto dipende dall’Alta Direzione dell’Organizzazione (direttamente o tramite un suo delegato) e dovrebbe pertanto essere fornita evidenza del suo coinvolgimento al riguardo.
Ad esempio, l’intervista con il top management (o suo delegato) potrebbe fornire indicazioni su come sono stati considerati i fattori che concorrono alla comprensione del contesto in cui si colloca l’Organizzazione.

Le informazioni relative all’analisi del contesto devono essere mantenute aggiornate in relazione ai cambiamenti intervenuti che potrebbero influire sul mantenimento del sistema di gestione ambientale con implicazioni per la direzione strategica dell’Organizzazione (vedi 9.3 – Riesame di Direzione). 
 
Molte Organizzazioni certificate con la vecchia edizione della norma potrebbero già avere parte delle informazioni sul contesto nel documento di analisi ambientale (verosimilmente riferite alle cosiddette condizioni ambientali), da riesaminare opportunamente per valutare la congruità e l’aggiornamento delle informazioni. Potrebbero essere anche accettabili relazioni specifiche, verbali di meeting, o la valutazione potrebbe essere parte, come detto, del riesame della direzione (vedi 9.3).
 

Elementi da considerare al fine di approcciare una completa analisi del contesto


- la coerenza tra il contesto determinato dall’Organizzazione, l’analisi dei rischi e la pianificazione del sistema di gestione ambientale (vedi 6.1);
- aggiornamento regolare delle informazioni sui fattori esterni ed interni.

Nel caso in cui l’analisi appaia incompleta o insufficiente, si dovrebbe valutare se, per effetto di tali carenze, vi possa essere un pericolo concreto ed attuale per la capacità dell’Organizzazione di pianificare e mantenere il sistema di gestione ambientale e di programmare gli interventi necessari ad affrontare i rischi e le opportunità.

Laddove l’analisi del contesto dell’Organizzazione abbia omesso di considerare, ad esempio, la situazione di elevata conflittualità a livello locale/territoriale rispetto a determinati impatti ambientali dell’Organizzazione (ovvero le implicazioni derivanti dalla necessità di adeguamento a una nuova normativa ambientale o a una prescrizione imposta da una nuova autorizzazione),  e per effetto di tale carenza il sistema di gestione abbia omesso di pianificare le azioni necessarie, rischiando di compromettere la propria efficacia, la conformità al requisito potrebbe non essere soddisfatta ed in fase di verifica da parte dell’Organismo di Certificazione potrà essere   formalizzato un rilievo al riguardo.

 
Comprensione delle esigenze e delle aspettative delle parti terze interessate (il requisito 4.2 della ISO 14001:2015)


Il punto è completamente nuovo rispetto alla precedente ISO 14001.2004 e, sebbene il concetto di parti interessate fosse già presente in alcuni punti della edizione 2004 della norma, nella edizione 2015 esso risulta più esteso ed esplicito.

L’Organizzazione deve individuare e prendere in considerazione le esigenze e le aspettative delle parti interessate:
  1. rilevanti, ovvero che possono influenzare la gestione ambientale in relazione al proprio contesto e che riguardano le performance ambientali;
  2. di cui è a conoscenza o rese note dalle parti interessate.
L’Organizzazione deve dimostrare di poter soddisfare queste esigenze e aspettative delle parti interessate traducendole in requisiti del sistema di gestione ambientale. 
Alcuni lo sono in quanto previsti da fonti «cogenti» (leggi, regolamenti, autorizzazioni, prescrizioni, etc.), altri diventano «obblighi di conformità» (o anche requisiti del sistema) in quanto l’Organizzazione li adotta volontariamente per rispondere a tali bisogni e aspettative.

Tutti questi requisiti diventano "obblighi di conformità", un termine che prende il posto di "requisiti legali e altri requisiti che l'organizzazione sottoscrive".

Esempi di parti interessate possono essere:
  • Istituzioni
  • enti di controllo
  • organi giurisdizionali
  • clienti/consumatori
  • comunità locale
  • associazioni ambientaliste e comitati
  • soci e azionisti
  • investitori
  • soggetti della filiera upstream/downstream
  • fornitori
  • banche e finanziatori
  • compagnie assicurative
  • associazioni di categoria
  • associazioni di consumatorI
  • gruppo societario
  • dipendenti e sindacati.
Esigenze e aspettative rilevanti delle parti interessate costituiscono, con le informazioni sul contesto, input per la pianificazione e per il mantenimento del sistema di gestione ambientale (vedi 6.1.1, 6.1.3 e 6.1.4) e del riesame di direzione (vedi 9.3).
 

Elementi da considerare al fine di approcciare una completa analisi delle esigenze e delle aspettative delle parti terze interessate

Non è richiesto esplicitamente di disporre di evidenze documentate di questa analisi, ma potrebbe essere ragionevole aspettarsi che queste informazioni siano raccolte in un documento, riesaminate e aggiornate periodicamente (vedi 4.1).
Il riesame di direzione (documentato) deve includere le considerazioni su eventuali cambiamenti riguardanti le esigenze e le aspettative rilevanti delle parti interessate.

A mero scopo esemplificativo, elementi di criticità su questo punto, in fase di verifica da parte dell’Organismo di Certificazione,  potrebbero  essere così individuabili :
  1. l’Organizzazione, per pianificare il sistema di gestione ambientale, ha omesso di considerare e prendersi carico di un’esigenza o aspettativa di una parte interessata rilevante (nel suo contesto territoriale e ambientale) in modo tale che il sistema di gestione non è in grado di rispondere in modo efficace ai requisiti nel suo complesso  (rischi/opportunità, pianificazione di azioni opportune, gestione degli obblighi di conformità, comunicazione, controllo operativo e valutazioni delle performance).
  2. L’Organizzazione pur avendo individuato l’esigenza o aspettativa della parte interessata, rilevante, nota e conosciuta, non dimostra di averla adeguatamente presa in considerazione quale obbligo di conformità per pianificare il proprio sistema. In questo caso la valutazione di conformità andrà effettuata in parallelo con quella di altri requisiti che presuppongono la presa in carico da parte del sistema delle esigenze ed aspettative rilevanti delle parti interessate (es. rischi e opportunità, pianificazione, gestione degli obblighi di conformità, controllo operativo, etc.).
Queste considerazioni valgono anche laddove il sistema di gestione ambientale abbia omesso di recepire cambiamenti significativi che riguardano esigenze e aspettative delle parti interessate rilevanti, note o conosciute dall’Organizzazione.
 
Si tiene a specificare che molte delle considerazioni e indicazioni soprariportate sono state condivise nell’ambito del Gruppo di Lavoro Ambiente di Conforma (Associazione tra Enti di Certificazione) e confluiranno all’interno di una Linea Guida Conforma che verrà formalizzata e ufficializzata nel corso del primo trimestre 2016.