BRCGS 9

In version 9 of the BRCGS standard there are two central themes: the development of the culture of food safety and the construction of key skills.

DEVELOPMENT OF THE FOOD SAFETY CULTURE

Creare una forte cultura della sicurezza dei prodotti può essere difficile. Ma è fondamentale garantire l'implementazione efficace dei sistemi di gestione della sicurezza dei prodotti e aiutare a prevenire gli incidenti di sicurezza dei prodotti.

Parte della difficoltà intrinseca di cercare di stabilire un approccio esemplare alla sicurezza del prodotto è che la "cultura" non è realmente tangibile. È qualcosa che un'organizzazione è, piuttosto che qualcosa che un'organizzazione ha. La cultura è l'ethos di un'organizzazione e i valori sentiti e dimostrati dalle persone a tutti i livelli, indipendentemente dalle dimensioni e dalla complessità (o semplicità) dei suoi siti in tutto il mondo.

Quando un'organizzazione ha una forte cultura della sicurezza dei prodotti, può essere certo che i suoi dipendenti e appaltatori faranno sempre la cosa giusta, anche quando sono sotto pressione o quando nessuno sta effettivamente guardando ... Il fatto che i membri del personale si lavino sempre le mani dopo aver usato il bagno è un ottimo esempio di questo.

Al contrario, la scarsa cultura della sicurezza dei prodotti è un problema in sé. Nella migliore delle ipotesi, una cultura povera impedirà il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Nel peggiore dei casi, creerà le condizioni in cui possono verificarsi incidenti di sicurezza dei prodotti, con conseguenze potenzialmente devastanti per i clienti e i consumatori, nonché per l'organizzazione stessa.

Ripensa ai 19 milioni di giocattoli che Mattel ha dovuto richiamare nel 2007. I difetti sono stati infine attribuiti a uno scarso impegno di gestione, alla mancanza di controlli di sicurezza implementati dai fornitori e a una cultura orientata al profitto. Due anni dopo, Toyota è stata costretta a richiamare milioni di veicoli a causa di problemi di accelerazione incontrollati. Ciò è stato ancora una volta attribuito a una cultura aziendale orientata al profitto e alla mancanza di impegno per la sicurezza.

Tali eventi potenzialmente catastrofici possono essere evitati se i manager e i dirigenti aziendali acquisiscono familiarità con il concetto di cultura della sicurezza del prodotto e con come crearlo e gestirlo. Ciò richiede loro non solo di concentrarsi sulle regole e sui processi necessari per soddisfare determinati standard e regolamenti, ma anche di considerare quanto è più difficile valutare atteggiamenti e comportamenti che costituiscono la cultura della loro organizzazione.

IL RUOLO IN EVOLUZIONE DELLA CULTURA NEI PRINCIPI DI AUDIT

Sviluppare e coltivare continuamente una forte cultura della sicurezza alimentare deve essere un obiettivo primario per ogni produttore di alimenti.
L'assoluta necessità di una cultura positiva della sicurezza dei prodotti all'interno dell'industria alimentare è stata riconosciuta dalle autorità globali di definizione degli standard, tra cui Codex Alimentarius, GFSI, BRCGS e ISO, nonché dai governi nazionali di tutto il mondo.

"La cultura della sicurezza alimentare è importante per me perché ho imparato attraverso le esperienze nel mondo reale, è ciò che conta di più nella produzione di alimenti sicuri. In effetti, credo che una forte cultura della sicurezza alimentare sia un prerequisito per un efficace sistema di gestione della sicurezza alimentare". Frank Yiannas - Vice Commissario, Food Policy & Response, US Food and Drug Administration (FDA)

Oggi, la cultura della sicurezza dei prodotti è una parte fondamentale degli audit sugli standard globali per la sicurezza alimentare e una forte cultura della sicurezza alimentare è un importante contributo al successo negli audit. Questo è il motivo per cui gli artefatti della cultura sono stati inclusi nel BRCGS Global Standard Food Safety sin dal suo inizio, anche se non è stata considerata come requisito specifico fino alla versione 8.

La versione 9 prende in considerazione le prime 20 non conformità (NC) più comuni dagli audit che rappresentano solo il 5,6% del numero totale di clausole all'interno dello Standard, ma quasi il 30% di tutti le NC sollevate negli audit sono su di loro.
In particolare, le preoccupazioni relative al piano di cultura della sicurezza alimentare di un'organizzazione (o alla sua mancanza) sono costantemente presenti nella top 10 di tutti le NC registrate negli ultimi tre anni.
Alcune competenze chiave aiutano le organizzazioni a "ottenere le basi giuste" quando si tratta di creare e coltivare una cultura dell'eccellenza.

Nella versione 9 dello standard la sezione sulla cultura della sicurezza alimentare si è evoluta con l'introduzione dei cambiamenti comportamentali necessari per migliorare la cultura della sicurezza dei prodotti. Lo standard aggiornato include l'obbligo per le organizzazioni di mettere in atto attività definite che supportano il miglioramento della sicurezza e della cultura alimentare, con tempi e misurazioni definiti.

SVILUPPARE UNA CULTURA DELL'ECCELLENZA

Il ruolo dei revisori è quello di valutare le prove di conformità ai requisiti della norma aggiornata. Ciò include che il sito abbia un piano per lo sviluppo, la manutenzione e il miglioramento di una cultura della qualità della sicurezza del prodotto.

Come mInimum, questo piano richiederà:

• Comunicazione chiara e aperta sulla sicurezza dei prodotti;
• Formazione;
• Feedback dei dipendenti;
• Cambiamenti di comportamento necessari per mantenere e migliorare i processi di sicurezza dei prodotti;
• Misurazione delle prestazioni sulle attività relative alla sicurezza, all'autenticità, alla legalità e alla qualità dei prodotti.

Una caratteristica fondamentale della versione 9 è che si basa sui requisiti relativi al comportamento e alla cultura. Come per tutte le attività all'interno di un'organizzazione, la creazione e il mantenimento di una buona cultura della sicurezza dei prodotti deve coinvolgere tutti.

Non è solo il ruolo del responsabile tecnico o qualcosa che accade sul piano di produzione - invece, deve essere "sentito" in tutta l'organizzazione. La creazione di una cultura della sicurezza dei prodotti efficace e di successo richiede quindi input e impegno da parte di tutte le funzioni e leader di vari livelli, tra cui marketing, vendite, acquisti, NPD, igiene, risorse umane e servizio clienti. E poiché creare una cultura significa esprimere, nutrire e infine dimostrare gli atteggiamenti e i comportamenti desiderati, la formazione, la comunicazione, la motivazione e l'empowerment sono assolutamente fondamentali.

MISURARE IL SUCCESSO

Gestire e migliorare la cultura della sicurezza dei prodotti di un'organizzazione richiede che l'azienda capisca dove si trova attualmente e dove vuole essere. È pertanto necessario:

• Analizzare l'attuale cultura della sicurezza dei prodotti;
• Determinare la cultura della sicurezza del prodotto desiderata;
• Creare un programma di interventi di cambiamento culturale per raggiungere gli obiettivi pertinenti.

Le migliori pratiche prevedono la definizione di obiettivi numerici per i miglioramenti, in modo che ci sia qualcosa da misurare e confrontare nel tempo. In questo modo, la cultura diventa come qualsiasi altro KPI e può essere incorporata nei processi aziendali standard.
Aumentare la consapevolezza delle misure di controllo del rischio, ad esempio, si tradurrebbe probabilmente in un minor numero di ritiri di prodotti e nessun richiamo di prodotto.

COME INIZIARE

Comprensibilmente, poiché ha un impatto su ogni aspetto di un'azienda, iniziare a guardare alla cultura generale di un'organizzazione può spesso sembrare travolgente. L'approccio migliore è quello di suddividere quel compito in piccoli pezzi "di dimensioni ridotte" per identificare i problemi, gli atteggiamenti o i comportamenti specifici che devono essere implementati.

I comportamenti desiderati possono anche essere identificati attraverso i risultati di una specifica indagine sul sito, come il BRCGS Food Safety Culture Excellence Module. Questo aiuta i siti a misurare la loro cultura attuale e identificare le aree di miglioramento, supportati da un corso di formazione disponibile che spiega la cultura e la sua implementazione.

La Guida alle migliori pratiche per la cultura della sicurezza dei prodotti recentemente pubblicata da BRCGS include anche una struttura in 10 fasi che le organizzazioni possono utilizzare per abbattere il processo di miglioramento della cultura della sicurezza dei prodotti nei loro siti. Questa guida copre tutto, dalla definizione di "cos'è la cultura" e la valutazione della cultura attuale prima di identificare le aree di cambiamento fino a mantenere lo slancio e valutare l'impatto in corso.

Secondo L. Suhanyiova et al., un'organizzazione orientata alla sicurezza presenta sei attributi:

• competenza sociale;
• conoscenza della sicurezza;
• motivazione;
• problem solving;
• personalità;
• capacità di leadership interpersonale.

THE VITAL IMPORTANCE OF KEY COMPETENCIES

Key competencies form an intrinsic part of the day-to-day activities of an organization that strives to provide safe food products to consumers. They cover everything from internal audits, root cause analysis, validation, verification and risk assessments, incident management, complaint management, corrective/predictive actions, hygiene procedures and traceability.
Worryingly, there are many food companies around the world that aren't "getting the groundwork right" when it comes to their day-to-day business practices.

In 2021, 'premises and equipment hygiene' was the most common global non-compliance issue. Along with the 'risk assessment for safe storage of ingredients' and the 'food safety culture plan', it also featured prominently in the top 8 of all registered NCs against the expectations set out in version 8 on food safety, published in August 2018.

How many major nonconformities would still occur if the fundamentals of product safety were improved and properly assessed and enforced within organizations?

It's not just a cultural problem. If organizations do not ensure that adequate core food safety practices are in place (building blocks of a robust food safety management system), they can inadvertently put customers and consumers at risk, also running the risk of detrimental impacts on brand reputation and business.

BASIC REQUIREMENTS TO REDUCE RISKS AND IMPROVE AUDIT RATES

Let's consider how a food company could use the publication of food safety version 9 to improve the key competencies that lead to continuous improvement.

A comprehensive internal audit system is vital to a company's safety and quality control as it provides confirmation that systems and procedures are working effectively and identifies areas for improvement.

Audits can be a review of these systems, for example to determine whether the company's traceability policies and procedures meet the requirements of the global standard. In other words, has the company identified the right things to do? Are there audits of procedures and practices to confirm whether staff are understanding and correctly performing procedures against the documented system? Are these procedures appropriate? For example, determine whether personnel are properly adhering to the company requirement of hourly metal detection checks.

The best practice is for the company to introduce a regular audit programme , for example where one aspect is audited every month. Frequency should always be risk based and it is likely that a more frequent need for internal auditing will be identified for practices in key areas such as hygiene, good manufacturing practice (GMP) and foreign body hazards.
Particularly those of glass and controls identified as critical control points (CCPs) as part of any hazard and risk assessment analysis. These may have a requirement for daily, weekly or monthly audits depending on the sector, whilst other areas identified as low risk may be audited twice a year.

Audits can also form part of an investigation process and therefore be unplanned. For example, confirming that the procedure for cleaning specific equipment is performed correctly when routine microbiological testing of food products reveals an out-of-specification result.

Auditing must be conducted by a qualified team, whether it is internal support or externally sought support from expert consultants. The results of the audits should include a list of any non-conformities raised in sufficient detail so that appropriate corrective actions can be taken. The best practice is to use a root cause analysis system.

With internal audits in place and summary reports provided for the senior management team to review, including an analysis of recurring or root cause non-compliance, the senior management team would have a good understanding of the state of compliance with the requirements of the Standard, as well as any particular areas that may require further attention – along with areas where excellence is demonstrated.

The good practice would be to publicize the results to all employees through a communication plan. This plan would help sustain a good and transparent food safety culture, within which all employees are kept up to date on site performance. Importantly, each person would also be aware of their personal impact on food safety and quality.

In any food business, a combination of sound processes and plans and the ability to maintain a strong focus on continuous improvement of key competencies will keep a structure running smoothly and enable the organization to ensure safe conduct, without compromising growth and development. (Source: https://www.brcgs.com/ )